Zgodnie z art. 99 pkt 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 900 z późn. zm.), obowiązki ucznia w zakresie terminów i form usprawiedliwiania nieobecności na zajęciach edukacyjnych, w tym form usprawiedliwiania nieobecności przez osoby pełnoletnie, powinny zostać określone w statucie szkoły. Jednocześnie należy zauważyć, że w opinii Urzędu Ochrony Danych Osobowych rodzic ucznia ani pełnoletni uczeń nie mogą zostać zobowiązani do podania przyczyny nieobecności ucznia w celu usprawiedliwienia tej nieobecności. Zdaniem Urzędu szkoły muszą brać w tym przypadku pod uwagę regułę minimalizacji danych osobowych. Według stanowiska Urzędu do usprawiedliwienia nieobecności ucznia w zupełności wystarczające jest oświadczenie rodzica lub pełnoletniego ucznia – nawet jeżeli w tym oświadczeniu rodzic ucznia lub pełnoletni uczeń nie podał przyczyny tejże nieobecności. Zobligowanie rodziców uczniów lub pełnoletnich uczniów, np. w statucie szkoły, do podawania przyczyn nieobecności w szkole, według Urzędu, narusza RODO, gdyż żadne powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie ustanawiają takiego obowiązku. Zatem podanie przyczyny nieobecności ucznia w szkole przez jego rodzica lub przez samego ucznia (gdy jest on pełnoletni) może być tylko i wyłącznie dobrowolne, z inicjatywy rodzica lub pełnoletniego ucznia. Należy podkreślić, że szkoła nie ma podstaw prawnych, aby żądać informacji o powodach nieobecności ucznia. Zatem to od rodziców lub pełnoletniego ucznia zależy, na ile szczegółowo poinformują szkołę o powodach nieobecności ucznia.

Czy wobec tego nauczyciel może uznać daną obecność za nieusprawiedliwioną? Tak. Nauczyciel (najczęściej wychowawca) może nie usprawiedliwić nieobecności ucznia, jeżeli jest to zgodne ze statutem szkoły. Nauczyciel może odmówić usprawiedliwienia nieobecności ucznia jeżeli np. sposób (niezachowanie właściwej formy lub terminów) lub (dobrowolnie podany) powód usprawiedliwienia nieobecności uzasadnia to zgodnie z zapisami zawartymi w statucie szkoły (szkoła nie może zobligować rodziców ani pełnoletniego ucznia do podania powodów nieobecności, ale nie znaczy to, że nie może ustanowić w statucie katalogu powodów, które nieobecność usprawiedliwiają). Zasadniczo tylko w ten sposób można zweryfikować czy usprawiedliwienie nieobecności jest zasadne. W ocenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych podawanie powody nie jest do tego konieczne. Urząd sugeruje szkołą, by informować rodziców o ewentualnych zbyt częstych nieobecnościach uczniów, by podejmować ewentualne kroki związane z egzekucją obowiązku szkolnego lub nauki, gdy liczba nieobecności przekracza limity określone w przepisach prawa, a także, by ewentualnie rozważyć zgłoszenie podejrzenia co do braku realizowania obowiązku szkolnego czy nauki do sądu rodzinnego.

Źródło: ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 900 z późn. zm.) i Urząd Ochrony Danych Osobowych (strona internetowa).